Как подготовиться к обязательному переходу на ЭПД с 2026 года

Экспедиторы, грузоотправители, перевозчики и получатели грузов должны отказаться от некоторых бумажных перевозочных документов и перейти на электронный документооборот. Закон уже принят — и у бизнеса осталось немного времени на перестройку процессов. Поясняем, кто обязан перейти на ЭПД, какие сроки установлены законом и что нужно сделать, чтобы избежать сбоев и штрафов.

В этой статье:

Что изменилось в законодательстве
Зачем вводят обязательный транспортный ЭДО
Чек-лист: пошаговый план перехода на ЭПД
Логистика от Контур.Диадока поможет работать по-новому

Что изменилось в законодательстве

7 июня был опубликован Федеральный закон № 140, который внес изменения в 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты. Изменения коснулись ключевых участков логистической цепочки: оформление заказов-заявок, транспортных накладных и экспедиторских документов.

С электронными документами предстоит работать логистам, водителям, кладовщикам и бухгалтерии.

Для всех участников грузоперевозок

С 1 сентября 2026 года

Все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности и отрасли должны будут оформлять в электронном виде:

• транспортные накладные,
• заказы-заявки на перевозку,
• грузовые накладные в авиации,
• транспортные железнодорожные накладные,
• экспедиторские документы (экспедиторские и складские расписки, поручения экспедитору).

Исключения, при которых разрешено использовать бумажную форму этих документов, позже утвердит Минтранс. Перечень таких случаев будет ограниченным, и доля таких перевозок составит незначительную часть от общего объема.

Для экспедиторов

С 1 сентября 2025 года

У экспедиторов появились обязанности:

• Обеспечить соблюдение требований законодательства при оказании экспедиционных услуг, связанных с перевозкой ограниченных в обороте грузов. Если экспедитор не может обеспечить соблюдение таких требований, оказание экспедиционных услуг не допускается.
• Хранить договоры транспортной экспедиции 3 года со дня окончания исполнения этих договоров.
• По требованию правоохранительных органов предоставлять информацию о соглашениях и передавать груз для проверки.

С 1 марта 2026 года

Информация об экспедиторе должна быть размещена в реестре уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Реестр будет вестись в электронной форме на платформе «ГосЛог».

Изменения касаются как действующих экспедиторов, так и тех, кто только планирует осуществлять экспедиционную деятельность. С 1 марта по 1 мая 2026 года действующие экспедиторы должны подать уведомление о своей деятельности до 1 мая 2026 года.

Планируются штрафы за отсутствие сведений в реестре:

• от 3 до 5 тыс. рублей для граждан,
• от 100 до 300 тыс. рублей для юрлиц.

Руководитель экспедиторского бизнеса (юрлица или ИП) не должен иметь судимости за экономические преступления, а сама компания — ответственности за повторные нарушения закона 87-ФЗ в течение года, например, штрафов за отсутствие в реестре или невыполнение обязанностей экспедитора.

С 1 сентября 2026 года

Экспедиторские документы (экспедиторские и складские расписки, поручение экспедитору) должны формироваться в электронной форме. Они войдут в перечень электронных перевозочных документов (ЭПД) и будут направляться в ГИС ЭПД. Формат документов будет утвержден ФНС по согласованию с Минтрансом, порядок обмена — определит Правительство РФ.

Зачем вводят обязательный транспортный ЭДО

Правительство планирует создать единую цифровую транспортную платформу «ГосЛог», поэтому постепенно переводит логистику на электронный документооборот (ЭДО). По мнению экспертов, это позволит сократить издержки, упростит обмен данными между участниками перевозок и повысит эффективность логистических цепочек. Грузы станет легче прослеживать, а документы будут лучше защищены — их нельзя будет потерять или подделать.

Планы по переходу отрасли грузоперевозок на электронный обмен документами зафиксированы в стратегии по цифровой трансформации транспортной отрасли России. Доля перевозочных документов, оформляемых в электронном виде, — один из индикаторов успеха стратегии. По плану, в 2026 году их количество достигнет 500 млн. штук, в 2027 году — 1 000 млн., а к 2030 увеличится до 5 000 млн.

Чек-лист: пошаговый план перехода на ЭПД

Переход на ЭПД требует большой вовлеченности участников и адаптации существующих бизнес-процессах в организациях под новые реалии. Но если начать сейчас, то внедрение пройдет без спешки. Следуйте этому алгоритму.

Шаг 1. Проанализируйте свои процессы. Определите, кто из сотрудников участвует в документообороте, какие документы оформляет компания, где возникают проблемы и как устроен документооборот.

Шаг 2. Подключитесь к оператору информационных систем ЭПД. Без него обмениваться электронными документами не получится. Оператор будет проверять документы, обеспечивать их безопасность и направлять данные в ГИС ЭПД.

Выбирать можно только тех операторов, которые перечислены в специальном перечне ФНС. Обратите внимание, что работать с транспортными документами могут только 11 из них. Компания Контур — одна из них. Сервис Логистика от Контур.Диадока поможет обмениваться электронными документами, избежать частых ошибок и соблюдать новый закон.

Шаг 3. Выберете способ работы с ЭПД. Решения операторов предлагают разные варианты интеграции. Например, в Логистике от Контур.Диадока их пять, подробнее разобрали в таблице.

Шаг 4. Выпустите электронную подпись на участников документооборота. Для руководителей, бухгалтерии и логистов понадобится КЭП — квалифицированная электронная подпись. Она более надежна. Также сотрудникам потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД), с помощью нее они смогут подписывать документы от имени организации. Получить МЧД можно на сайте ФНС или в сервисах, например, в Контур.Доверенности.

Для водителей и кладовщиков достаточно оформить ПЭП — простую электронную подпись. Сделать это можно через приложение Госключ или через оператора электронного документооборота.

Шаг 5. Обеспечьте водителей необходимой техникой. Им понадобится смартфон или планшет с доступом в интернет на погрузке и выгрузке. Логистика от Контур.Диадока разработала удобное и простое приложение для водителей. В нем водитель сможет подписать свою часть документа, сформировать QR-код для проверок ГИБДД. Скачанный QR-код будет доступен даже без доступа в интернет, можно быть уверенным, что доступ сохранится в пути.

Шаг 6. Обсудите переход с контрагентами. ЭПД должны использовать все участники логистической цепочки. Поэтому важно проинформировать ваших контрагентов о том, что вы переходите на ЭПД. При необходимости, пересмотреть договоры и добавить пункты, которые определят между ваши правила работы и порядок оформления ЭПД

Шаг 7. Разработайте новые регламенты и инструкции. Пропишите подробные правила и памятки для сотрудников. Они помогут работникам правильно оформлять документы. В Логистике есть большая база знаний, ее удобно использовать для обучения бухгалтеров, логистов, водителей.

Шаг 8. Обучите персонал. Организуйте семинары и тренинги для тех, кто работает с логистическими документами. Объясните, почему важно перейти на электронный документооборот, как это повлияет на компанию, какие процессы изменятся и как пользоваться программой для ЭДО.

Шаг 9. Проведите тесты. Перевести на электронные документы всю компанию сразу очень трудно. Поэтому начните внедрять новые правила постепенно. Выберите один маршрут или несколько партий товара, которые вы отправите с ЭПД. Пока что за ошибки и отсутствие ЭПД не штрафуют, поэтому за грядущий год можно успеть выявить слабые места в процессах и исправить частые ошибки. Затем можно масштабировать внедрение.

Логистика от Контур.Диадока поможет работать по-новому

Логистика — это сервис для обмена логистическими электронными документами. Внутри есть все, что нужно, чтобы перейти на ЭПД:

• Возможность обмениваться электронными документами. Контур — аккредитованный Минтрансом оператор, который имеет право работать с логистическими документами.
• Собственное мобильное приложение. Позволяет подписывать документы онлайн и сохранять к ним офлайн-доступ.
• Специальный модуль для 1С и интеграция с помощью SAP. Позволяет оформлять и подписывать логистические документы в привычной учетной системе.
• Шаблоны электронных документов по форматам ФНС. Наши специалисты участвуют в рабочих группах Минтранса, поэтому первыми узнают о нововведениях и хорошо понимают, как должны выглядеть ЭПД.
• Бесплатный роуминг. Обменивайтесь накладными с контрагентами, даже если они пользуются услугами другого оператора ЭДО.
• Надежная поддержка. Наши специалисты помогут внедрить электронный документооборот, расскажут, что для этого нужно и как лучше это сделать именно в вашей компании.